Sie haben sich sicher schon das eine oder andere Mal gefragt, warum Ihre Präsentation auf Ihrem Rechner funktioniert, auf einem anderen aber nicht. Oder auch einen verzweifelten Referenten erlebt, der beim Vortrag erklärt, dass es doch vorher noch funktioniert hätte, in diesem Raum aber nicht.

Das betrifft vor allem Präsentationen mit Animationen und Videos, kann aber theoretisch bei jeder Präsentation auftreten. Die Ursachen sind vielfältig. Im folgenden möchte ich einige Möglichkeiten darstellen.

Powerpoint ist unterschiedlich je nach Version und Betriebssystem

Die Technik entwickelt sich rasant, fast schon täglich gibt es Neuerungen. Das wirkt sich auf alle auf einem Computer installierten Programme, und damit auch Powerpoint, aus. Wenn Sie jetzt z.B. einen Film in Ihre Präsentation einbetten, greift Powerpoint zum Abspielen des Films auf ein externes Programm zurück. Dies ist in der Standardeinstellung unter Windows der Windows Mediaplayer. Mit jedem Update des Mediaplayers gibt es Änderungen, die sich dann eben auch auf Filme im Powerpoint auswirken. Aber auch zwischen den einzelnen Versionen von Powerpoint gibt es Unterschiede in der Art, ob und wie sich Filme einbetten lassen.

Die Konsequenz daraus ist, dass Filme, aber oftmals auch andere Medien auf einem anderen Rechner mit einer anderen Powerpoint-Version nicht mehr funktionieren. Und das dann einerseits die Arbeit des Einbettens gleich nochmals geleistet werden muss bzw. andererseits die Fehlersuche sehr aufwändig ist.

Standardschrift ist nicht gleich Standardschrift

Präsentationen sollen das Corporate Design widerspiegeln. Das beinhaltet meistens auch die Schrift. Sobald meine Präsentation auf einem anderen System als meinem eigenen laufen soll, ist die Verfügbarkeit der Schrift zu beachten. Schriftfamilien wie Arial oder Times New Roman sind auf den meisten Systemen vorhanden. Andere Schriftfamilien wie Helvetica oder Frutiger müssen Sie kostenpflichtig erwerben. Diese sind dann meist auf anderen Systemen nicht verfügbar.

Wenn die verwendete Schrift auf dem Rechner fehlt, mit dem Sie präsentieren, nimmt Powerpoint die im Alphabet nächstgelegene Schrift. Dadurch wird die gesamt Präsentation verfälscht, im Extremfall gehen Ihre Inhalte nicht mehr auf die Folien.

Bilder richtig einfügen

Wie schnell ist ein Bild in eine Powerpoint-Präsentation hinein kopiert. Schön anzusehen, einfach und schnell erledigt. Das böses Erwachen folgt dann, wenn bei der Präsentation auf einem anderen PC / Mac plötzlich einzelne oder gar alle Bilder fehlen. Minimieren kann man das Problem, indem man Bilder und Grafiken über das Menü einfügt. Der Menüpunkt „Einfügen / Grafik“ bietet hier Abhilfe. Das Bild / die Grafik als Datei von der Festplatte einfügen. Dann sollte das Problem nur mehr in Ausnahmefällen auftreten.

Powerpoint für Apple Macintosh gegen Powerpoint für Windows

Ein Dauerthema – auch im Bereich Präsentationen – ist die Kompatibilität von Powerpoint am Mac und Powerpoint unter Windows.

Die mangelnde Verfügbarkeit der Schriften ist hier besonders auffallend. Aber es gilt auch, Schrift ist nicht gleich Schrift. Ein Beispiel dafür ist Calibri. Die Schrift ist auf beiden Systemen vorhanden und reagiert doch unterschiedlich. Im Extremfall kann das Schriftenproblem dazu führen, dass in Ihrer Präsentation alle Leerschläge fehlen. Einzig Arial und Times New Roman funktionieren auf beiden System (fast) fehlerfrei.

Auch bei Bildern und Filmen heißt es Windows mit seinem Mediaplayer versus Apple Macintosh mit Quicktime. Abhilfe bietet hier den plattformübergreifenden Mediaplayer VLC zu verwenden. Dieser minimiert den systemabhängigen Anpassungsaufwand auf ein Minimum. Alternativ können Filme auch statt einer Einbettung nur verlinkt werden. Dann nimmt das System den jeweils vorhandenen Player zum Abspielen.

Wie können Sie diese Probleme vermeiden?

Um ein böses Erwachen kurz vor einer Präsentation zu vermeiden, wählen Sie eine der folgenden Vorgangsweisen:

  • Präsentieren Sie mit Ihrem eigenen Gerät. Denken Sie dann aber auch an das Zubehör, wie einen Wireless Presenter (Fernbedienung für Präsentationen) und / oder einen VGA-Adapter (Anschluss für Bildschirme mit blauem Stecker) für den Beamer.
  • Erstellen Sie Ihre Präsentation so, dass technische Probleme unwahrscheinlich sind (Schrift Arial oder Times New Roman, keine Animationen, Filme extern verlinken, …)
  • Wandeln Sie Ihre Präsentation in ein pdf um und präsentieren Sie mit Adobe Reader. Das geht einfacher als gedacht und wird Thema in diesem Blog werden.